Reception Supervisor

Sedan förra veckan bär jag titeln ”reception supervisor”. Vi har tidigare haft problem med dålig kommunikation inom teamet och det är nu mitt jobb att göra något åt saken. Det är en nyskapad position som länge har behövts eftersom det inte funnits någon utnämnd ledare.

Tidigare har det varit dålig kommunikation mellan de sju receptionisterna – nya rutiner har blivit till efter behov men informationen har sällan nått de som inte råkade arbeta just då. Kommunikationen med andra delar av organisationen – främst de två housekeeping managerna och köket – har även brustit. Allt har varit dåligt organiserat, alla har jobbat efter sina egna rutiner och resultatet har blivit att folk inte samarbetar. Killen som jobbat längst har inofficiellt haft rollen som ”senior receptionist”, men eftersom den inte varit officiell har det inte hjälpt.

Att jag nu kommit in bakifrån och smugit om honom trodde jag skulle bli ett problem. Hittils har det gått hyfsat bra, men det händer att vi är oense om hur saker ska skötas och då är det plötsligt jag som har sista ordet, trots att han tidigare setts som ledaren. Det kan kanske bli ett problem på sikt, men jag försöker se till att vi är på samma sida och diskuterar större beslut med honom först. Vi samarbetar vanligen bra.

Utöver att få ordning på receptionen blir jag just nu även tränad i att hantera alla gruppbokningar. Vi specialiserar i skolgrupper och liknande och hon som ansvarar för det ska på semester om några veckor. Det betyder att jag spenderar mer tid på kontoret med min närmsta chef och vår general manager och mindre tid i receptionen. Herregud vilket jobb hon har! Det är inte bara att ta emot bokningar, sätta in dem i systemet och svara på mejl. Det är ”options” och ”allocations” och ett business-tänk som jag inte tidigare funderat över. Det gäller att förutspå efterfrågan och är det högsäsong tar vi till exempel bara emot bokningar med ”full board” (frukost, lunch och middag) eftersom det genererar större inkomster. Många grupper gör massvis med ändringar, det förekommer stora avbokningar, invoices ska hanteras och det är ett riktigt pussel att hålla alla sängar fyllda utan att överboka.

Allt det här är kul och ser bra ut på mitt CV. Övergången har gått bra och de andra har tagit emot det väl att jag nu ska stå ett snäpp över dem – jag var rädd att det skulle bli konstigt att vi tidigare har haft lika mycket att säga till om och att jag nu har sista ordet, men hittills lyssnar de på mig. Jag har även fått beröm för hur jag hanterar problem och ansvaret den nya rollen innebär – jag involverar mig snarare än att ge order, men tar snabba och bra beslut när det behövs. Det händer saker och vi är mer effektiva utan att jag ”bossar runt” de andra. Jag vet hur jag vill att min chef ska vara och försöker vara likadan själv.

Titeln har även redan visat sig effektiv i kommunikationen med gäster som kräver att få prata med chefen – man får mer respekt när man kan säga att det är jag som är chefen på plats just nu. Dels kan jag ta mig större friheter och vara mer flexibel (som receptionist måste man ju ofta dubbelkolla saker först och få OK för det innan man lovar en gäst för mycket), dels kan jag vara hårdare när det behövs – en arg och orealistisk gäst tar en chef på större allvar.

Allt det här innebär även att mina tidigare planer på att lämna London under våren har slopats. Jag är kvar här till hösten. Och timingen kunde inte varit bättre, för min första vinter på fyra år – som varit en stor anledning till att London förlorat sin charm (regn och kalla vindar, ingen snö) – är nu över och London har de senaste dagarna haft sommarvärme! En sommar till i London är nog inte så tokigt trots allt.

Under sommaren tänker jag även utnyttja mitt tågkort för att se resten av landet, och planerna om Kina och Australien nästa vinter finns fortfarande kvar. Så jag behöver inte känna att jag kört fast i livet.

Annonser

En reaktion på ”Reception Supervisor

  1. Bra att du tar yrket till en ny nivå. Erfarenhet av olika slag är alltid bra att ha. Välkommen tillbaka till ”vinter”, antar att du förträngt hur det kan vara. Verkar som du också glömt hur underbar våren upplevs. Ingen vill väl flytta just när det blir vår och man har sommaren att se fram mot.

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s